UTILIZZO POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

La posta elettronica certificata (Pec) è una tipologia particolare di posta elettronica che ha lo stesso valore legale di una raccomandata postale con avviso di ricevimento e che garantisce la trasmissione sicura del messaggio, quando gli scambi avvengono tra due indirizzi di posta elettronica certificata.

Il Comune di Sordio mette a disposizione la casella di posta elettronica certificata istituzionale comune.sordio@pec.regione.lombardia.it, alla quale inviare comunicazioni e documenti da registrare nel  protocollo generale dell’Ente.

DOCUMENTI da inviare alla casella Pec del Comune

I documenti trasmessi devono essere prodotti in formati stabili, completi, leggibili e non compressi, non devono contenere codici eseguibili, macroistruzioni e link (a esempio, collegamenti a siti internet).

Sono pertanto accettati documenti in formato pdf, preferibilmente pdf/A, e anche txt, rtf, xml, jpg, tiff. I documenti trasmessi in formati diversi (a esempio, doc, xls, zip, rar) verranno di norma rifiutati.

Il messaggio di trasmissione non deve avere contenuti informativi/dichiarativi di carattere amministrativo, né inglobare nel testo il contenuto di lettere, note, atti eccetera, che devono costituire documenti autonomi da inviare come file allegati.

A ogni messaggio Pec deve corrispondere un documento principale e gli eventuali relativi allegati.

A esempio:

  • un privato per presentare 3 istanze diverse, deve inviare 3 messaggi Pec distinti, uno per ogni richiesta;
  • un’azienda per partecipare a 2 bandi di gara, deve inviare 2 messaggi di Pec distinti, uno per ogni domanda di partecipazione
  • un professionista per trasmettere 5 attestazioni relative a 5 soggetti diversi, dovrà inviare 5 messaggi PEC distinti, uno per ogni attestazione.

I file inviati possono avere dimensione complessiva massima di 30 MB.

Qualora i file non siano corredati di firma digitale, essi verranno protocollati e successivamente inviati al responsabile del procedimento, che provvederà alla valutazione del contenuto del documento pervenuto e della sua ammissibilità ai fini del procedimento amministrativo a cui la documentazione si riferisce.

Nel caso di trasmissione della scansione di documenti con firma autografa, è opportuno allegare anche la scansione della carta d’identità.

RICEVUTE di avvenuta consegna e di protocollazione

Se il mittente utilizza una casella Pec per effettuare la trasmissione di documenti,  la notifica dell’avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema di posta certificata.

Nel caso in cui il mittente utilizzi una casella non Pec, non riceverà notifiche di consegna.

Le notifiche di protocollazione sono assicurate dal sistema di registrazione Protocollo informatico del Comune di Sordio.

UTILIZZO della casella Pec del Comune

La casella Pec non deve essere utilizzata per la trasmissione di comunicazioni non ufficiali/istituzionali (a esempio, materiale pubblicitario, cataloghi, inviti, eccetera).

Per evitare possibili criticità tecniche è opportuno non trasmettere messaggi Pec tramite reinvio/forward, ma effettuare un invio diretto.

Qualora i messaggi Pec ricevuti presentino caratteristiche che, in base al Manuale di gestione adottato con Deliberazione della Giunta comunale N. 54 DEL 29.12.2015 ne impediscano la protocollazione, al mittente è trasmesso un messaggio con l’indicazione della causale della non accettazione. È quindi importante leggere tale messaggio per poter provvedere a un nuovo invio corretto.

Gli indirizzi di posta elettronica associati ai singoli uffici non sono indirizzi Pec, bensì caselle istituzionali preposte allo scambio di informazioni con il cittadino e alla ricezione e invio di comunicazioni non ufficiali, per le quali non sia necessaria la registrazione di data e protocollo della corrispondenza dell’Ente.

Per approfondimenti

Per approfondimenti è possibile consultare il Manuale di gestione documentale  – vedasi allegati

Per rimanere sempre aggiornati consigliamo di visitare periodicamente il sito di Agid Agenzia per l’italia digitale, http://www.agid.gov.it/, dove specifiche sezioni sono dedicate alla normativa e ad approfondimenti.

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